Privacy statement
Last Updated: 05/05/2026
Dutch version below
English
The controller
Your personal data is collected and processed by RESPONSUM BV, hereafter referred to as “RESPONSUM”.
RESPONSUM specializes in mitigating privacy and security risks. RESPONSUM supports and familiarizes your organization to be compliant with the applicable EU and national privacy and data protection legislation. This includes the General Data Protection Regulation (GDPR) amongst others. RESPONSUM has its headquarters at Excelsiorlaan 43, 1930 Zaventem, Belgium, registered with company number 0634.877.668.
Scope of the Privacy Statement
RESPONSUM values privacy and is therefore committed to protect the (personal) data of all its stakeholders with the greatest possible care, and to process personal data only in a fair and lawful manner. This Privacy Statement is applicable to our prospects, customers, partners, applicants and website visitors for the personal data collected and processed by RESPONSUM through this website and its related services.
This Privacy Statement contains essential information on how RESPONSUM, as the data controller, collects and processes personal data, for what purposes and explains your rights as a data subject.
Processing of Personal Data
Personal data can be defined as any information that allows a natural person to be identified, directly or indirectly.
You can provide us with your personal data in the context of the following activities and purposes:
| Purposes | Legal basis | Personal data | Data subjects |
|---|---|---|---|
| Contact form or correspondence | Consent |
Name Country (IP-based) IP Address Phone Number Email address Company Name Your subject, questions, and contents. |
Prospects Customers |
| Request a demo | Consent |
Name Country (IP-based) IP Address Phone Number Email Address Company Name Appointment details |
Prospects |
| Partner programs | Consent |
Name Email Address Phone Number Role Question Company Information |
(Potential) Partners |
| Registration for Webinars | Consent |
Name Email Address Company Name |
Webinar Attendees |
| Subscribing to newsletters | Consent (Opt-in) |
Name Email address Company Name |
Newsletter Subscriber Prospects |
| Marketing Campaigns | Consent (Cookie banner) |
Marketing campaigns: RESPONSUM uses analytics tools on the website for collection, reporting, and analysis of website and website visitors data. This information can be used for improvements and optimizations of direct marketing campaigns, to inform you on promotions regarding the products and services RESPONSUM provides, to contact potential future customers and to improve the website pages themselves. We can also use the data to make targeted offers, e.g. via email, or to display an advertisement on our own website. We send these communications or place the advertisements, based on the legitimate interest of RESPONSUM, if we notice that you are interested in or benefit from our services or products. You can consent to analytics cookies on the website or reject for this category entirely to disable analytics data being provided to RESPONSUM. |
Prospects |
| Sending survey / feedback requests | Legitimate Interest |
Name Email Address Subject Contents of survey/feedback |
Customers |
| Provisioning of products & services | Contract | When you buy certain products or services from RESPONSUM, we collect your contact details and billing data. This is for the purpose of providing our services and managing our (customer) relationship and on the basis of your purchase agreement with RESPONSUM. | Customers |
| Content downloads | Legitimate Interest |
Name Country (IP-based) IP Address Corporate Email |
Prospects |
| Starting a Trial version of RESPONSUM | Consent |
Name Country (IP-based) IP Address Phone Number Email Address Company Name Appointment details Any information inputted in the application Logs and traces of your actions |
Prospects |
| Using the RESPONSUM application | Contract |
Name Country (IP-based) IP Address User Phishing and learning results Phone Number Email Address Company Name Appointment details Any information inputted in the application Logs and traces of your actions |
Customers |
| Managing job applications | Consent (via job application form submission) |
Name Personal email address CV |
Applicant |
| Talent pool | Consent | In some cases, when no suitable position is found, or a negative decision is received, you can opt-in to be added to our talent pool for 1 year. | Applicant |
| Outbound Sales | Consent (Existing contacts) Legitimate interest (New contacts) |
Name Professional email address Phone number (if provided with original form) Re-engagement of existing contacts and/or outreach to potentially interested parties in our services. |
Prospects |
Your rights as a Data Subject
At all times, the data subject has the possibility to exercise his or her rights as described in the General Data Protection Regulation. The data subject can exercise the following rights:
Right of access
You have the right at any time and free of charge to access your personal data and to request a copy of the personal data that RESPONSUM collects about you.
Right to rectification
You always have the right to have incorrect personal data corrected, or incomplete personal data completed.
Right to erasure ("Right to be forgotten")
You can request to have your personal data removed from RESPONSUM’s systems. The request to erase your personal data cannot always be granted due to contractual or legal obligations. RESPONSUM will take these obligations into account when replying to your request.
Right to object
You have the right to object to the processing of your personal data if the processing takes place on the ground of the legitimate interest of RESPONSUM or on the ground of the public interest. We will stop processing unless we can prove that there are compelling legitimate grounds for the processing or for the exercise of legal claims. You can also object in the case of direct marketing, so the personal data will no longer be processed for these purposes.
Right to withdraw consent
For the processing of your personal data collected by RESPONSUM with your consent, you can withdraw your consent at any time. However, the withdrawal of your consent does not apply to processing previously carried out by RESPONSUM.
Right to restriction of processing
In certain cases, the data subject is entitled to obtain the restriction of the processing of his or her personal data. We will continue to store your data, but we will restrict its use. You can e.g. submit this request when you think that your personal data is inaccurate, or the processing by RESPONSUM is unjustified. We only have to grant these requests in specific cases as defined by law.
Right to data portability
The data subject has the right to receive the personal data concerning him or her, processed by RESPONSUM, in a structured, commonly used and machine-readable format and/or to transmit those data to another controller.
These rights can be exercised free of charge by sending an e-mail to privacy@responsum.eu. We commit to answer your request within one month upon its receipt. It is possible that we request additional information first in order to confirm your identity and ensure the request originates from you.
Right to lodge a complaint
If, at any time, you believe that RESPONSUM infringes your privacy, you have the right to lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, Tel +32 (0)2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be.
Processors and disclosure to Third Parties
RESPONSUM will refrain from disclosing or selling personal data of data subjects to third parties as well as publicly disclosing data subjects’ personal data, unless in the following specific cases:
- Personal data can be shared between the different departments of RESPONSUM, in case this transfer is required for the provision of our products or services in line with the predetermined purpose.
- Personal data can be shared with third party service providers (Processors) to which RESPONSUM outsourced certain processing activities. In any case, they are limited to processing your personal data in accordance with our instructions and if necessary, a data processing agreement will be concluded so they are obliged to comply with all obligations required by the applicable data protection legislation. The following list of Processors is in use:
| Processor | Application | Description / Purpose | Location |
|---|---|---|---|
| LinkedIn Ads is an advertising platform provided by LinkedIn Corporation, used by RESPONSUM for Advertising purposes, Content distribution and Hiring. | United States | ||
| Cognism limited | Cognism |
Tool for data enrichment of contact details of existing contacts, clients and new prospects. Opt-out link for their services. |
EEA servers |
| Hubspot | Hubspot |
HubSpot serves as our primary CRM and marketing automation platform, playing several crucial roles: • Lead Management: Lead data from various sources is centralized in HubSpot. • Email Marketing: Monthly newsletter distribution. • Marketing Automation • Analytics and Reporting • Customer Communications: Distribution of marketing release emails. • Customer Invoicing: HubSpot invoicing for customer services. |
Ireland |
| Livestorm SAS | Livestorm |
The platform is used to: • Host and deliver expert webinars promoted through LinkedIn • Capture lead information via registration forms • Facilitate interactive sessions • Provide a professional streaming environment for marketing content delivery |
France |
| Google Ireland Limited | Google Analytics | Google Analytics is used by RESPONSUM for website tag management and analytics, such as UTM tracking and use of Tag Manager. | Ireland |
| Zenleads Inc. d/b/a Apollo.io | Apollo.io |
Tool for data enrichment of contact details of existing contacts, clients and prospects. Also provides automated mailing flows and registration of activities and communications. Opt-out link for their services. |
United States of America |
| Consentmanager AB | Consentmanager.net | ConsentManager is our consent management platform used to list and block cookies, and capture consent and preferences from website users. | Sweden |
| Combell | Combell Webhosting | RESPONSUM website hosting for all corporate websites (main site and Help Center). | Belgium |
| Upcloud Ltd. | Upcloud hosting | RESPONSUM application hosting and backups. | Finland |
| DataDog | DataDog | Central infrastructure and log management system for the application | United States of America (EU data centers) |
| Mixpanel | Mixpanel reporting | Anonymous usage reporting on the application usage | United States of America (EU data centers) |
| Notion | Notion | Administration and management tool for storage of internal documentation and customer-reported issues and improvements. | United States of America |
- If it is required by applicable laws or regulations, RESPONSUM might need to disclose the requested information to the requesting authority.
Regarding international transfers of personal data and processing outside the European Economic Area (EEA), your data related to sales and marketing communications you had with RESPONSUM are stored and processed (based on our instructions) in either countries in or outside of the EEA. The data are only transferred to other RESPONSUM departments or parties in third countries, such as software providers and cloud or mailing services, when permitted under the applicable data protection legislation. We guarantee appropriate safeguards which ensure that your rights are also respected by the data recipient outside the EEA in accordance with an adequate level of data protection.
Retention of your Personal Data
RESPONSUM acknowledges the importance of the protection of personal data. We do not retain your personal data longer than strictly necessary for the realization of the purposes for which we received the data, or for the execution of a contract or for fulfilling a legal obligation. The retention periods differ with regards to the type of processing activity and the purpose for which the personal data were collected.
The personal data that we collect on the basis of your consent will be kept by us for as long as your consent remains valid.
We keep customer and partner information for as long as reasonably necessary to execute our agreements, to comply with our legal obligations (such as accounting and tax obligations) and to resolve disputes or enforce agreements. Therefore, this personal information is retained for the duration of our contractual relationship and for 10 years thereafter.
We process personal data for a job application only as long as required to process your application. In case of a negative hiring decision, your personal data will be removed within a maximum of 1 year after the hiring cycle unless you consent to us retaining your personal data for one additional year inside of our “Talent pool”. In case of a positive decision, after contract signing, the RESPONSUM employee privacy policy will apply and be provide to you during onboarding.
In all cases, personal data may be retained for a longer period if there is a legal or regulatory reason to do so, or for a shorter period if the data subject objects to the processing of his/her personal data and if there is no longer a legitimate reason to retain them.
We guarantee to only provide limited access to archived data and to remove or render anonymous your personal data if the retention period has passed.1 year
Security and Confidentiality of your Personal Data
RESPONSUM has taken technical and organizational security measures to prevent the destruction, loss, falsification, alteration, unauthorized access or disclosure of your personal data to third parties and any other unauthorized processing of these data.
We have made every effort to ensure the confidentiality, integrity and availability of the information systems and services that process personal data. These measures include physical and operational security measures, access control, awareness raising and confidentiality clauses. All our employees and third parties engaged by us are obliged to respect the privacy and security of your data.
Contact Details
If you have comments, questions or concerns about any of the information in this Statement, or any other issues relating to the processing of your personal data by RESPONSUM, please contact our Data Protection Single Point of Contact (“DP SPOC”) privacy@responsum.eu.
In the event you prefer to contact us by post, you can do so on the following address:
Excelsiorlaan 43,
1930 Zaventem, Belgium.
Changes to our Privacy Statement
Nederlands
De verwerkingsverantwoordelijke
Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door RESPONSUM BV, hierna “RESPONSUM” genoemd.
RESPONSUM is gespecialiseerd in het beperken van privacy- en veiligheidsrisico’s. RESPONSUM ondersteunt uw organisatie en helpt haar vertrouwd te raken met de toepasselijke EU- en nationale wetgeving inzake privacy en gegevensbescherming. Hieronder valt onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). RESPONSUM heeft zijn hoofdkantoor aan de Excelsiorlaan 43, 1930 Zaventem, België, en is geregistreerd onder ondernemingsnummer 0634.877.668.
Toepassingsgebied van de privacyverklaring
RESPONSUM hecht veel waarde aan privacy en zet zich daarom in om de (persoons)gegevens van al zijn belanghebbenden met de grootst mogelijke zorg te beschermen en persoonsgegevens uitsluitend op een eerlijke en rechtmatige wijze te verwerken. Deze privacyverklaring is van toepassing op onze prospects, klanten, partners, sollicitanten en websitebezoekers voor de persoonsgegevens die door RESPONSUM via deze website en de daarmee verband houdende diensten worden verzameld en verwerkt.
Deze privacyverklaring bevat essentiële informatie over hoe RESPONSUM, als verwerkingsverantwoordelijke, persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, voor welke doeleinden, en legt uw rechten als betrokkene uit.
Verwerking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens kunnen worden gedefinieerd als alle informatie waarmee een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd.
U kunt ons uw persoonsgegevens verstrekken in het kader van de volgende activiteiten en doeleinden:
| Doeleinden | Rechtsgrond | Persoonsgegevens | Betrokkenen |
|---|---|---|---|
| Contactformulier of correspondentie | Toestemming |
Naam Land (op basis van IP) IP-adres Telefoonnummer E-mailadres Bedrijfsnaam Uw onderwerp, vragen en inhoud. |
Prospects Klanten |
| Een demo aanvragen | Toestemming |
Naam Land (op basis van IP) IP-adres Telefoonnummer E-mailadres Bedrijfsnaam Afspraakgegevens |
Prospects |
| Partnerprogramma's | Toestemming |
Naam E-mailadres Telefoonnummer Functie Vraag Bedrijfsinformatie |
(Potentiële) Partners |
| Registratie voor webinars | Toestemming |
Naam E-mailadres Bedrijfsnaam |
Webinardeelnemers |
| Inschrijving op nieuwsbrieven | Toestemming (Opt-in) |
Naam E-mailadres Bedrijfsnaam |
Nieuwsbriefabonnee Prospects |
| Marketingcampagnes | Toestemming (Cookiebanner) |
Marketingcampagnes: RESPONSUM maakt gebruik van analysetools op de website voor het verzamelen, rapporteren en analyseren van gegevens over de website en websitebezoekers. Deze informatie kan worden gebruikt voor verbeteringen en optimalisaties van directe marketingcampagnes, om u te informeren over promoties met betrekking tot de producten en diensten die RESPONSUM aanbiedt, om potentiële toekomstige klanten te benaderen en om de webpagina's zelf te verbeteren. Wij kunnen de gegevens ook gebruiken om gerichte aanbiedingen te doen, bijv. via e-mail, of om een advertentie op onze eigen website weer te geven. Wij versturen deze communicatie of plaatsen de advertenties op basis van het gerechtvaardigd belang van RESPONSUM, als wij merken dat u geïnteresseerd bent in of baat heeft bij onze diensten of producten. U kunt toestemming geven voor analytische cookies op de website of deze categorie volledig weigeren om te voorkomen dat analysegegevens aan RESPONSUM worden verstrekt. |
Prospects |
| Versturen van enquêtes / feedbackverzoeken | Gerechtvaardigd belang |
Naam E-mailadres Onderwerp Inhoud van enquête/feedback |
Klanten |
| Levering van producten & diensten | Overeenkomst | Wanneer u bepaalde producten of diensten van RESPONSUM koopt, verzamelen wij uw contactgegevens en facturatiegegevens. Dit is ten behoeve van het leveren van onze diensten en het beheren van onze (klant)relatie en op basis van uw koopovereenkomst met RESPONSUM. | Klanten |
| Contentdownloads | Gerechtvaardigd belang |
Naam Land (op basis van IP) IP-adres Zakelijk e-mailadres |
Prospects |
| Starten van een proefversie van RESPONSUM | Toestemming |
Naam Land (op basis van IP) IP-adres Telefoonnummer E-mailadres Bedrijfsnaam Afspraakgegevens Alle informatie die in de applicatie wordt ingevoerd Logbestanden en sporen van uw acties |
Prospects |
| Gebruik van de RESPONSUM-applicatie | Overeenkomst |
Naam Land (op basis van IP) IP-adres Phishing- en leerresultaten van gebruikers Telefoonnummer E-mailadres Bedrijfsnaam Afspraakgegevens Alle informatie die in de applicatie wordt ingevoerd Logbestanden en sporen van uw acties |
Klanten |
| Beheer van sollicitaties | Toestemming (via indienen van sollicitatieformulier) |
Naam Persoonlijk e-mailadres CV |
Sollicitant |
| Talentenpool | Toestemming | In sommige gevallen, wanneer er geen geschikte functie wordt gevonden of een negatief besluit is ontvangen, kunt u zich aanmelden om voor 1 jaar aan onze talentenpool te worden toegevoegd. | Sollicitant |
| Uitgaande verkoop | Toestemming (Bestaande contacten) Gerechtvaardigd belang (Nieuwe contacten) |
Naam Professioneel e-mailadres Telefoonnummer (indien verstrekt bij het oorspronkelijke formulier) Heractivering van bestaande contacten en/of benadering van mogelijk geïnteresseerde partijen in onze diensten. |
Prospects |
Uw rechten als betrokkene
De betrokkene heeft te allen tijde de mogelijkheid om zijn of haar rechten uit te oefenen zoals beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De betrokkene kan de volgende rechten uitoefenen:
Recht op inzage
U hebt te allen tijde het recht om kosteloos inzage te krijgen in uw persoonsgegevens en om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die RESPONSUM over u verzamelt.
Recht op rectificatie
U hebt altijd het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen.
Recht op verwijdering ("Recht om te worden vergeten")
U kunt verzoeken om uw persoonsgegevens uit de systemen van RESPONSUM te laten verwijderen. Het verzoek om uw persoonsgegevens te wissen kan vanwege contractuele of wettelijke verplichtingen niet altijd worden ingewilligd. RESPONSUM zal bij het beantwoorden van uw verzoek rekening houden met deze verplichtingen.
Recht op bezwaar
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien deze verwerking plaatsvindt op grond van het gerechtvaardigde belang van RESPONSUM of op grond van het algemeen belang. Wij zullen de verwerking stopzetten, tenzij wij kunnen aantonen dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking of voor de uitoefening van rechtsvorderingen. U kunt ook bezwaar maken in het geval van direct marketing, zodat de persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden worden verwerkt.
Recht om toestemming in te trekken
Wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens die RESPONSUM met uw toestemming heeft verzameld, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen gevolgen voor de verwerking die RESPONSUM eerder heeft uitgevoerd.
Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde gevallen heeft de betrokkene het recht om de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens te laten beperken. Wij blijven uw gegevens opslaan, maar zullen het gebruik ervan beperken. U kunt dit verzoek bijvoorbeeld indienen wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens onjuist zijn, of dat de verwerking door RESPONSUM ongerechtvaardigd is. Wij zijn alleen verplicht om aan deze verzoeken te voldoen in specifieke gevallen zoals bepaald door de wet.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
De betrokkene heeft het recht om de door RESPONSUM verwerkte persoonsgegevens die op hem of haar betrekking hebben, te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat en/of om deze gegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Deze rechten kunnen kosteloos worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar privacy@responsum.eu. Wij verbinden ons ertoe uw verzoek binnen een maand na ontvangst te beantwoorden. Het is mogelijk dat wij eerst om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen en er zeker van te zijn dat het verzoek daadwerkelijk van u afkomstig is.
Recht om een klacht in te dienen
Als u op enig moment van mening bent dat RESPONSUM uw privacy schendt, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be.
Verwerkers en verstrekking aan derden
RESPONSUM zal zich onthouden van het openbaar maken of verkopen van persoonsgegevens van betrokkenen aan derden, evenals van het openbaar maken van de persoonsgegevens van betrokkenen, tenzij in de volgende specifieke gevallen:
- Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld tussen de verschillende afdelingen van RESPONSUM, indien deze overdracht noodzakelijk is voor het leveren van onze producten of diensten in overeenstemming met het vooraf vastgestelde doel.
- Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met externe dienstverleners (verwerkers) aan wie RESPONSUM bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. In elk geval zijn zij beperkt tot het verwerken van uw persoonsgegevens in overeenstemming met onze instructies en indien nodig zal een gegevensverwerkingsovereenkomst worden gesloten, zodat zij verplicht zijn om te voldoen aan alle verplichtingen die worden opgelegd door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. De volgende lijst van verwerkers wordt gebruikt:
| Verwerker | Applicatie | Beschrijving / Doel | Locatie |
|---|---|---|---|
| LinkedIn Ads is een advertentieplatform aangeboden door LinkedIn Corporation, dat door RESPONSUM wordt gebruikt voor advertentiedoeleinden, contentdistributie en werving. | Verenigde Staten | ||
| Cognism limited | Cognism |
Tool voor dataverrijking van contactgegevens van bestaande contacten, klanten en nieuwe prospects. Opt-out link voor hun diensten. |
EER-servers |
| Hubspot | Hubspot |
HubSpot dient als ons primaire CRM- en marketingautomatiseringsplatform en vervult verschillende cruciale rollen: • Leadbeheer: Leadgegevens uit verschillende bronnen worden gecentraliseerd in HubSpot. • E-mailmarketing: Maandelijkse nieuwsbriefverzending. • Marketingautomatisering • Analyse en rapportage • Klantcommunicatie: Verzending van marketing release-e-mails. • Klantfacturering: HubSpot-facturering voor klantdiensten. |
Ierland |
| Livestorm SAS | Livestorm |
Het platform wordt gebruikt om: • Expertwebinars te hosten en te leveren die via LinkedIn worden gepromoot • Leadinformatie vast te leggen via registratieformulieren • Interactieve sessies te faciliteren • Een professionele streamingomgeving te bieden voor de levering van marketingcontent |
Frankrijk |
| Google Ireland Limited | Google Analytics | Google Analytics wordt door RESPONSUM gebruikt voor websitetag-beheer en analyse, zoals UTM-tracking en het gebruik van Tag Manager. | Ierland |
| Zenleads Inc. d/b/a Apollo.io | Apollo.io |
Tool voor dataverrijking van contactgegevens van bestaande contacten, klanten en prospects. Biedt ook geautomatiseerde mailingflows en registratie van activiteiten en communicatie. Opt-out link voor hun diensten. |
Verenigde Staten van Amerika |
| Consentmanager AB | Consentmanager.net | ConsentManager is ons toestemmingsbeheerplatform dat wordt gebruikt om cookies te inventariseren en te blokkeren, en toestemming en voorkeuren van websitegebruikers vast te leggen. | Zweden |
| Combell | Combell Webhosting | RESPONSUM-websitehosting voor alle bedrijfswebsites (hoofdsite en Helpcentrum). | België |
| Upcloud Ltd. | Upcloud hosting | RESPONSUM-applicatiehosting en back-ups. | Finland |
| DataDog | DataDog | Centraal infrastructuur- en logbeheersysteem voor de applicatie | Verenigde Staten van Amerika (EU-datacenters) |
| Mixpanel | Mixpanel reporting | Anonieme gebruiksrapportage over het applicatiegebruik | Verenigde Staten van Amerika (EU-datacenters) |
| Notion | Notion | Administratie- en beheertool voor opslag van interne documentatie en door klanten gemelde problemen en verbeteringen. | Verenigde Staten van Amerika |
- Indien dit op grond van toepasselijke wet- of regelgeving vereist is, kan RESPONSUM genoodzaakt zijn de gevraagde informatie aan de verzoekende instantie te verstrekken.
Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens en verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden uw gegevens met betrekking tot verkoop- en marketingcommunicatie die u met RESPONSUM hebt gehad, opgeslagen en verwerkt (op basis van onze instructies) in landen binnen of buiten de EER. De gegevens worden alleen doorgegeven aan andere afdelingen van RESPONSUM of aan partijen in derde landen, zoals softwareleveranciers en cloud- of mailingdiensten, wanneer dit is toegestaan op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Wij garanderen passende waarborgen die ervoor zorgen dat uw rechten ook door de ontvanger van de gegevens buiten de EER worden gerespecteerd in overeenstemming met een passend niveau van gegevensbescherming.
Bewaring van uw persoonsgegevens
RESPONSUM erkent het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor wij de gegevens hebben ontvangen, of voor de uitvoering van een overeenkomst of het nakomen van een wettelijke verplichting. De bewaartermijnen verschillen naargelang het soort verwerking en het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld.
De persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming verzamelen, worden door ons bewaard zolang uw toestemming geldig blijft.
Wij bewaren klant- en partnergegevens zolang dit redelijkerwijs nodig is om onze overeenkomsten uit te voeren, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (zoals boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) en om geschillen op te lossen of overeenkomsten af te dwingen. Daarom worden deze persoonsgegevens bewaard voor de duur van onze contractuele relatie en gedurende 10 jaar daarna.
Wij verwerken persoonsgegevens voor een sollicitatie alleen zolang als nodig is om uw sollicitatie te verwerken. In geval van een negatieve beslissing over uw aanstelling, worden uw persoonsgegevens binnen maximaal 1 jaar na de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij u ermee instemt dat wij uw persoonsgegevens gedurende één bijkomend jaar in onze “Talentpool” bewaren. In geval van een positieve beslissing is, na ondertekening van het contract, het privacybeleid voor werknemers van RESPONSUM van toepassing en wordt dit aan u verstrekt tijdens de onboarding.
In alle gevallen kunnen persoonsgegevens voor een langere periode worden bewaard als daar een wettelijke of regelgevende reden voor is, of voor een kortere periode als de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens en er geen legitieme reden meer is om ze te bewaren.
Wij garanderen dat wij slechts beperkte toegang tot gearchiveerde gegevens verlenen en dat wij uw persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren als de bewaartermijn is verstreken.
Beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens
RESPONSUM heeft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking van uw persoonsgegevens aan derden, alsmede elke andere ongeoorloofde verwerking van deze gegevens te voorkomen.
Wij hebben alles in het werk gesteld om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatiesystemen en diensten die persoonsgegevens verwerken te waarborgen. Deze maatregelen omvatten fysieke en operationele beveiligingsmaatregelen, toegangscontrole, bewustmaking en vertrouwelijkheidsclausules. Al onze medewerkers en door ons ingeschakelde derden zijn verplicht de privacy en beveiliging van uw gegevens te respecteren.
Contactgegevens
Mocht u opmerkingen, vragen of bedenkingen hebben over de informatie in deze verklaring, of over andere zaken die verband houden met de verwerking van uw persoonsgegevens door RESPONSUM, neem dan contact op met ons centrale aanspreekpunt voor gegevensbescherming (“DP SPOC”) via privacy@responsum.eu.
Mocht u er de voorkeur aan geven om per post contact met ons op te nemen, dan kunt u dat doen op het volgende adres:
Excelsiorlaan 43,
1930 Zaventem, België.
Wijzigingen in onze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken om rekening te houden met wijzigingen in onze werkwijze met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, of met wijzigingen in de toepasselijke wetgeving. Dit doen wij door de bijgewerkte versie op deze webpagina te plaatsen. Wanneer wij wijzigingen in onze privacyverklaring publiceren, passen wij de datum van de “laatste update” van onze privacyverklaring aan. Belangrijke wijzigingen worden op onze homepage vermeld. Wij raden u echter aan om onze privacyverklaring regelmatig door te nemen.
Have any questions about our Privacy statement?
Get in touch and we’ll reply as soon as possible.
