Datamapping: de juiste info op het juiste moment om aan de regels te blijven voldoen

Goede datamapping is superbelangrijk om aan de regels te blijven voldoen en om risico’s rond gegevensprivacy goed te beheren. Met Responsum kun je 100% nauwkeurige datakaarten maken die je een compleet beeld geven van de gegevensstromen binnen je organisatie. Onze oplossing zorgt ervoor dat je de juiste info op het juiste moment krijgt, zodat je aan de regels voor gegevensbescherming kunt voldoen en je processen voor gegevensbeheer kunt stroomlijnen. Voorkom dure fouten en houd je gegevensbeheer op orde met betrouwbare, actuele gegevenskaarten die zijn afgestemd op jouw behoeften.

Vertrouwd door privacyteams bij toonaangevende organisaties

Gegevens in kaart brengen wordt makkelijk

Sjablonen en aangepaste enquêtes

Maak je eigen enquêtes of gebruik een van de sjablonen om de juiste vragen aan de juiste mensen te stellen.

Werk samen

Maak communicatie en follow-up met andere afdelingen makkelijker met onze ingebouwde communicatie- en taakbeheerfuncties.

Makkelijk te begrijpen

Maak het proces sneller door juridisch jargon te vermijden, zodat je collega's echt snappen welk antwoord ze moeten geven.

Visualisatie

Altijd een up-to-date, nauwkeurig overzicht van gegevensstromen hebben.

“Na een jaar voelt Responsum aan als een parttime rechtenstudent die één keer per week het administratieve werk voor ons privacyteam doet.”

Uitdagingen bij het in kaart brengen van gegevens

Hoewel de AVG meer info vraagt in het register van verwerkingsactiviteiten dan wat er in de datamap staat, is het een prima begin en een handig hulpmiddel voor privacyteams. Maar het in kaart brengen van gegevens brengt wel wat uitdagingen met zich mee:

Oude gegevens

Omdat organisaties, processen en tools regelmatig veranderen, moeten datakaarten steeds worden bijgewerkt. Het is best lastig om al die updates en de dingen die daaruit voortvloeien bij te houden.

De juiste info op het juiste moment

Vaak kost het ontvangen van info van collega's de meeste tijd. Iedereen heeft het druk en het is aan het privacyteam om hun verzoeken goed op te volgen.

Naadloze migratie vanuit elke tool

Onboarding en migratie worden doorgaans binnen 1 dag tot 8 weken voltooid, afhankelijk van de complexiteit.
Compatibel met elke configuratie, of je nu overstapt van Excel, OneTrust of een andere tool
Inbegrepen in alle prijspakketten, met praktische training voor medewerkers om een zelfverzekerde start te garanderen

Veelgestelde vragen over datamapping

Wat is datamapping in het kader van privacycompliance?

Datamapping is het proces waarbij je kijkt hoe persoonlijke gegevens door systemen, afdelingen en bij andere partijen gaan. Responsum maakt dit makkelijker met overzichtelijke formulieren, visuele flows en gekoppelde records.

Waarom is datamapping belangrijk voor de AVG?

Datamapping is superbelangrijk voor het maken van ROPA’s, het uitvoeren van GEB’s en het aantonen van verantwoordelijkheid onder de AVG. Responsum koppelt gemapte gegevens direct aan compliance-modules zoals beoordelingen en risicoregisters.

Wat moet er in een datakaart staan?

Een datakaart moet gegevensbronnen, soorten, doelen, opslaglocaties, bewaartermijnen en overdrachten bevatten. Responsum legt deze velden vast en koppelt ze aan verwerkingsactiviteiten en externe leveranciers.

Hoe vaak moeten datakaarten worden bijgewerkt?

Datakaarten moeten regelmatig worden bekeken en bijgewerkt als er iets verandert aan processen of systemen. Responsum stuurt automatisch meldingen en taken om je gegevens up-to-date te houden.

Wie zorgt ervoor dat de datakaarten up-to-date blijven?

Functionarissen voor gegevensbescherming, privacyteams of compliance-managers zijn meestal verantwoordelijk voor het bijhouden van nauwkeurige gegevenskaarten. Responsum helpt bij samenwerking tussen afdelingen met toegangscontroles en taakverdelingen.

Kan het in kaart brengen van gegevens ook gewoon met de hand?

Ja, maar handmatig gegevens koppelen kost veel tijd en kan makkelijk foutjes opleveren, vooral in ingewikkelde omgevingen. Responsum automatiseert en centraliseert het koppelen van gegevens om de nauwkeurigheid te verbeteren en de werkdruk te verminderen.

Welke tools worden gebruikt voor datamapping?

Tools die worden gebruikt voor het in kaart brengen van gegevens zijn onder andere spreadsheets, vragenlijsten en speciale privacyplatforms. Responsum biedt een oplossing die speciaal is ontworpen met ingebouwde integraties, dashboards en rapportage.

Ontdek het zelf!

Klaar om de kracht van Responsum te ervaren? Zet vandaag nog de eerste stap naar gestroomlijnd privacybeheer en gegevensbescherming door Responsum gratis te proberen.

Maak kennis met ons gebruiksvriendelijke platform en ontdek hoe het je kan helpen bij het naleven van regelgeving, het beschermen van gevoelige gegevens en het veilig laten groeien van je bedrijf.