Datadictionary voor gecentraliseerd, schoon en compliant gegevensbeheer

Je privacyprogramma is maar zo sterk als de basis waarop het is gebouwd. Daarom is het gegevenswoordenboek in Responsum superbelangrijk om duidelijkheid, consistentie en naleving in je hele organisatie te garanderen.

Van verwerkingsactiviteitenregisters (RoPA) tot DPIA’s, incidenten, inbreuken en verzoeken van betrokkenen (DSR’s), het gegevenswoordenboek brengt alles samen en geeft je een compleet, gecentraliseerd overzicht van je gegevenslandschap.

Waarom het gegevenswoordenboek zo belangrijk is voor privacyregels

Gecentraliseerde gegevens betekent slimmere naleving

Het gegevenswoordenboek is eigenlijk de gegevenskaart van je organisatie. Het zet alle gegevens op een rijtje: over wie ze gaan, waar ze staan en hoe ze worden gebruikt, zodat je altijd weet wat er in je systemen gebeurt. Je hoeft niet meer door spreadsheets of e-mails te spitten om een DSR te doen of een datalek te checken.

Verbonden met elke belangrijke module

Wat Responsum zo krachtig maakt, is dat het naadloos in alle modules past. Van RoPA tot Legitimate Interest Assessments (LIA’s) en Transfer Impact Assessments (TIA’s), je hebt overal toegang tot dezelfde gegevensdefinities.

Probeer Responsum gratis uit →

Probeer Responsum gratis

Klaar om de kracht van Responsum te ervaren? Zet vandaag nog de eerste stap naar gestroomlijnd privacybeheer en gegevensbescherming door Responsum gratis te proberen.

Maak kennis met ons gebruiksvriendelijke platform en ontdek hoe het je kan helpen bij het naleven van regelgeving, het beschermen van gevoelige gegevens en het veilig laten groeien van je bedrijf.

Onderdelen van het Responsum-gegevenswoordenboek

Wat is een gegevenswoordenboek?

Het gegevenswoordenboek beschrijft en categoriseert alle gegevenselementen die in Responsum worden gebruikt. Het helpt je te achterhalen waar persoonsgegevens worden opgeslagen, wie er toegang toe heeft en hoe ze worden gebruikt. Als een betrokkene bijvoorbeeld een verzoek indient, vertelt het woordenboek je precies waar je zijn of haar gegevens kunt vinden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Inzicht in soorten gegevenssubjecten, attributen en objecten

Type betrokkene: Elke persoon (medewerker, klant, sollicitant, enz.) van wie de persoonlijke gegevens worden verwerkt.
Gegevenskenmerk: De meest specifieke dingen van persoonlijke gegevens, zoals voornaam, salaris, foto, vingerafdruk, enzovoort.
Data Object: Een groep kenmerken die bij elkaar horen, zoals een cv met naam, geboortedatum en werkervaring.

Automatisch gegevens invullen

Het handmatig opzetten van een gegevenswoordenboek kan best lastig zijn. Gelukkig vult Responsum het woordenboek automatisch met info uit andere modules, zoals je RoPA of beoordelingen, waardoor je tijd bespaart en minder fouten maakt bij het invoeren.

Snel toegang tijdens DSR's en incidenten

Moet je snel reageren op een DSR of een inbreuk afhandelen? Met het gegevenswoordenboek heb je direct toegang tot gekoppelde gegevenspunten, systemen en verantwoordelijke belanghebbenden. Je kunt snel, nauwkeurig en vol vertrouwen handelen, zonder dat je door losse bestanden hoeft te zoeken.

Common Challenges Solved by Responsum

Gegevens netjes houden

Het is superbelangrijk dat je het gegevenswoordenboek netjes houdt, zodat je bij je privacybeheer met dezelfde waarden kunt werken zonder dubbele gegevens. Maar hoe makkelijk is het om het netjes te houden?

Als je een nieuw record aanmaakt in Responsum, kun je dingen kiezen uit je gegevenswoordenboek. Als iets nog niet in de lijst staat, kun je het natuurlijk nog steeds aanmaken. Dit item wordt dan automatisch toegevoegd aan het gegevenswoordenboek, zodat je het later kunt gebruiken.

Centralisatie

Volgens de GDPR heb je een maand om te reageren op een verzoek om rechten van betrokkenen. Hoe handig vind je het om de benodigde antwoorden te vinden in bijvoorbeeld Excel-bestanden, samen met andere Word-bestanden en e-mails?

Met Responsum en zijn gegevenswoordenboek heb je een duidelijk en centraal overzicht van je gegevens. Zodra je import klaar is, hoef je geen tijd meer te verspillen aan het zoeken naar antwoorden en het doen van onderzoek.

Gerelateerde items zoeken

Hoe makkelijk is het voor jou om erachter te komen waar alle gegevens worden verwerkt, welke IM-systemen worden gebruikt en welke belanghebbenden erbij betrokken zijn? Hoe goed kun je een eerste inschatting maken van de ernst/impact van een datalek/incident?

Als je Responsum gebruikt, kun je bijvoorbeeld zien aan welke items en processen een bepaald type betrokkene is gekoppeld. Dit geldt ook voor de andere items in het gegevenswoordenboek.

Navigeer vol vertrouwen door complexe gegevensrelaties

Ontdek gekoppelde gegevensitems in een paar seconden

Wil je weten welke processen bij een bepaald type gegevensbetrokkene horen? Of welke systemen een specifiek gegevensobject opslaan? Het gegevenswoordenboek laat deze relaties meteen zien, en laat zien waar gegevens naartoe gaan en wie er verantwoordelijk is.

Deze zichtbaarheid maakt het makkelijker om risico’s in te schatten, te reageren op inbreuken en slimme beslissingen te nemen over gegevensbeheer.

Verbeter je reactie op inbreuken met gekoppelde context

Tijdens een onderzoek naar een inbreuk kun je meteen inschatten wat de impact is door te kijken welke gegevens erbij betrokken waren, welke belanghebbenden ermee te maken hadden en welke systemen erdoor geraakt zijn. Met deze details kun je sneller, zelfverzekerder en helemaal volgens de regels reageren op het incident.

Ontdek hoe het gegevenswoordenboek Incident & Breach Management beter maakt.

Kalle Nummelin - Groeps-FG & juridisch adviseur, Fintraffic

“Na een jaar voelt Responsum aan als een parttime rechtenstudent die één keer per week het administratieve werk voor ons privacyteam doet.”

Begin vandaag nog met Responsum

Responsum helpt je om van handmatige documentatie over te stappen naar een echt verbonden, dynamisch privacybeheersysteem. Het gegevenswoordenboek geeft je een schaalbare basis die elk aspect van compliance verbetert, van beoordelingen en audits tot DSR’s en het afhandelen van inbreuken.

Automatisch vullen vanuit bestaande modules
Zet je gegevens op één plek en deel ze in categorieën in.
Krijg inzicht in gekoppelde systemen, gebruikers en processen
Zorg voor snelle en nauwkeurige reacties op compliance-kwesties